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Appels sortants

L'agent qui relance vos devis et rappelle vos clients à votre place.

Un devis sans réponse, un lead jamais rappelé, un rendez-vous à confirmer : autant d'occasions perdues pour une PME. L'agent de rappel Opalio assure la relance client automatique par téléphone : il recontacte vos prospects et relance vos devis, sans que vous ayez à y penser.

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Comment se passe une relance de devis par téléphone ?

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Il identifie

Relié à votre CRM, l'agent repère les prospects à recontacter, les devis sans réponse et les rendez-vous à confirmer.

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Il appelle

Il passe l'appel sortant avec une voix naturelle, se présente à votre nom et engage la conversation au bon moment.

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Il conclut

Il qualifie, prend le rendez-vous ou note la réponse, puis met le dossier à jour dans le CRM. Vous gardez la trace de tout.

Ce qu'il sait faire

Rappel et confirmation des rendez-vous

Un rendez-vous oublié, c'est un créneau perdu dans votre journée. L'agent de rappel confirme les rendez-vous à venir et met le dossier à jour dans le CRM selon la réponse.

Pour une confirmation écrite, le pack Confort envoie automatiquement chaque rendez-vous par e-mail, SMS ou WhatsApp professionnel, avec un modèle de message à votre marque. Le pack Pro prévient aussi votre bureau à chaque rendez-vous pris.

Questions fréquentes

Comment relancer un client suite à un devis ?
Le plus sûr est de ne pas dépendre de votre mémoire. Relié à votre CRM, l'agent de rappel repère les devis restés sans réponse, appelle le client au nom de votre entreprise, explique simplement qu'il revient vers lui au sujet du devis, puis note la réponse : un accord, une question, un refus ou une demande de rappel plus tard. S'il obtient un rendez-vous, il le pose dans votre agenda. Vous gardez la main sur le délai avant relance, les plages horaires et le nombre de tentatives, et chaque appel laisse un compte rendu dans le CRM.
L'agent peut-il confirmer les rendez-vous pour éviter les oublis ?
Oui. La confirmation et le rappel des rendez-vous font partie de ce qu'il sait faire : il recontacte la personne avant le rendez-vous et met le dossier à jour selon sa réponse. Si vous préférez une confirmation écrite, le pack Confort ajoute l'envoi automatique d'une confirmation par e-mail, SMS ou WhatsApp professionnel, avec un message personnalisé à votre marque, pour moins de rendez-vous oubliés ou manqués.
Quand l'agent relance-t-il un devis ?
C'est vous qui fixez les règles, l'agent s'y tient à la lettre. Vous définissez le délai après lequel un devis sans réponse déclenche une relance, les plages horaires pendant lesquelles il a le droit d'appeler, le nombre de tentatives avant d'abandonner et le temps entre deux essais. L'agent respecte ces bornes et n'appelle jamais en dehors, ce qui évite les relances mal placées un dimanche ou tard le soir. Il se cale sur les signaux du CRM : un devis envoyé mais pas encore ouvert, un lead entré la veille, un rendez-vous à confirmer pour le lendemain. Chaque tentative est enregistrée, si bien que l'agent sait où il en est et ne recontacte pas deux fois la même personne pour la même raison. Vous gardez la maîtrise du rythme et pouvez ajuster ces règles à tout moment.
Comment se présente-t-il ?
Il se présente toujours au nom de votre entreprise, jamais au nom d'Opalio, avec le ton et les formulations que vous validez ensemble lors de la mise en place. Vous choisissez la voix, le niveau de formalité et la phrase d'accroche, pour que l'appel sonne comme s'il venait de votre équipe. L'agent explique clairement la raison de son appel, une relance de devis, une confirmation de rendez-vous, un rappel de prospect, puis engage la conversation naturellement en français de Suisse romande. S'il tombe sur une messagerie, il peut laisser un message que vous avez validé au préalable. L'idée n'est pas de faire passer une machine pour un humain à tout prix, mais d'assurer un contact soigné, cohérent avec votre image, qui donne envie à votre interlocuteur de donner suite plutôt que de raccrocher.
Que devient le résultat de l'appel ?
Chaque appel se termine par un compte rendu écrit dans votre CRM, quelle qu'en soit l'issue. L'agent note s'il a obtenu un rendez-vous, une réponse ferme, un refus, une demande de rappel plus tard ou une messagerie, avec la date, l'heure et les éléments utiles de l'échange. Vous retrouvez tout au même endroit, sans avoir à reconstituer qui a été relancé et quand. Si un rendez-vous a été pris, il apparaît directement dans votre agenda, synchronisé comme pour le standardiste. Si un dossier demande votre intervention, il remonte clairement pour que vous sachiez où agir en priorité. Cette traçabilité change le suivi commercial d'une entreprise : plus de devis oublié dans un coin, plus de prospect perdu faute de relance, et une vision nette de ce que rapportent réellement vos relances mois après mois.

Pour quels métiers ?

L'agent de rappel s'adresse à toute entreprise qui envoie des devis ou reçoit des demandes et n'a pas le temps de relancer. Un artisan qui chiffre dix devis par semaine, une agence qui reçoit des demandes en ligne, un prestataire de services dont les leads refroidissent faute de suivi : à chaque fois, une part du chiffre d'affaires dort dans des devis jamais relancés.

Menuisiers, paysagistes, entreprises de rénovation, garages, courtiers, cabinets et studios : dès que relancer est utile mais chronophage, l'agent s'en charge à votre place, au ton et au rythme que vous validez ensemble.

Ce que ça change au quotidien

Plus aucun devis ne tombe dans l'oubli et plus aucun lead ne refroidit faute d'un rappel. Les relances partent au bon moment, sans que vous ayez à tenir une liste ni à vous forcer à décrocher le téléphone pour une tâche que vous repoussez toujours.

Résultat concret : un taux de transformation plus élevé sur des affaires déjà engagées, et un suivi commercial régulier sans embaucher. Chaque appel laisse un compte rendu dans le CRM, vous savez toujours où en est chaque prospect.

Ces agents fonctionnent ensemble

L'agent de rappel prolonge le travail du standardiste et s'appuie sur le CRM : ensemble, ils forment une boucle où aucun contact ne se perd entre le premier appel et la signature.

Le standardiste

Il décroche et qualifie les appels entrants 24/7. Les demandes qu'il capte alimentent directement les relances de l'agent de rappel.

Le CRM Opalio

Il repère les devis sans réponse et les leads à recontacter, puis enregistre le compte rendu de chaque appel. C'est le cerveau qui déclenche les relances.

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